Die Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen / Nebenkostenabrechnungen

Überblick

Zunächst ist festzuhalten, dass Betriebskosten generell nur dann auf den Mieter umgelegt werden dürfen, wenn dies zwischen Mieter und Vermieter vereinbart ist, § 556 BGB. Die Betriebskostenabrechnung darf höchstens die Periode von einem Jahr erfassen. Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode durchführen, andernfalls kann er keine Ansprüche bzgl. der Nebenkosten geltend machen. Die meisten Mietverträge sehen eine Nebenkostenpauschale oder eine Nebenkostenvorauszahlung vor (§ 556 Abs. 2 BGB), wobei nur eine Vorauszahlung in angemessener Höhe zulässig ist.


Der Begriff der Betriebskosten

Welche Aufwendungen zu den Betriebskosten gehören, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Danach sind Betriebskosten alle Kosten, die dem Vermieter laufend durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie entstehen (§ 1 BetrKV). Einmalige Kosten, die für Haus und Grundstück anfallen, können demnach nicht auf den Mieter abgewälzt werden.

In § 2 BetrKV sind einzelne Nebenkosten aufgeführt. Hierzu zählen beispielsweise die öffentlichen Lasten für das Grundstück, insbesondere die Grundsteuer, die Kosten für Entwässerung, Heizung, Reinigung, Wartung, Warmwasser, Aufzüge, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Beleuchtung, Gartenpflege, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen, Gemeinschaftsantenne und den Hauswart. Bei der Umlagefähigkeit der Betriebskosten bestehen erhebliche Unterschiede zwischen Wohnraummiete und Gewerbemiete.

In Hinblick auf die Betriebskosten gilt gemäß § 556 Abs. 3 BGB das Gebot der Wirtschaftlichkeit. So sollen Vermieter dazu angehalten werden, mit dem Geld ihrer Mieter sorgsam umzugehen. Der Vermieter ist also grundsätzlich zu Preisvergleichen bei den Betriebskosten verpflichtet. Er muss allerdings nicht immer das billigste Angebot wählen, wenn hierdurch Abstriche bei der Qualität entstehen würden.


Die Betriebskostenabrechnung

Formelle und materielle Anforderungen an den Inhalt der Abrechnung

Die Rechtsprechung unterscheidet bei der Prüfung einer Betriebskostenabrechnung zwischen formellen und materiellen Fehlern. Liegen Fehler vor, die der formellen Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung entgegen stehen, ist diese unwirksam und damit unbeachtlich; eine solche kann keinen Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter begründen. Sind in der Betriebskostenabrechnung materielle Fehler enthalten, so kann diese lediglich in den fehlerhaften Punkten der Korrektur unterliegen.

Die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit eine Betriebskostenabrechnung einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit andererseits richtet sich danach, ob der Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen (formelle Wirksamkeit). Ob die abgerechneten Positionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder sonstigen Mängel der Abrechnung vorliegen, etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zugrunde gelegt wird, betrifft die inhaltliche Richtigkeit (materielle Wirksamkeit).

Der Bundesgerichtshof geht davon aus, dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung i.S.d. § 259 BGB vorliegt, wenn zumindest die nachgenannten 4 Punkte erfüllt sind:

1. Eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
2. Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
3. Die Berechnung des Anteils des Mieters
4. Der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Verständliche Formulierung

Weiterhin muss eine Nebenkostenabrechnung aus sich heraus verständlich formuliert sein, sodass der Mieter sie nachvollziehen und prüfen kann. Hierzu gehört auch eine ordnungsgemäße Gliederung.

Fristen

Sind im Mietvertrag Vorauszahlungen vereinbart, gilt eine wichtige Ausschlussfrist für den Vermieter: Er hat den Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode die Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Lässt der Vermieter diese Frist verstreichen, kann er keine Nebenkosten vom Mieter nachfordern. Eine Ausnahme macht das Gesetz nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Mit dem Zugang der Nebenkostenabrechnung beginnt für den Mieter wiederum eine wichtige Frist zu laufen. Enthält die Abrechnung Fehler, muss er das dem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Nach Ablauf dieser Zeitspanne kann der Mieter keine Einwendungen mehr gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen.

Rückzahlung der Vorauszahlungen

Hat der Vermieter keine fristgerechte Abrechnung gestellt, stehen dem Wohnraummieter folgende Ansprüche zu: Besteht das Mietverhältnis weiter, hat er ein Zurückbehaltungsrecht in Hinblick auf die weiteren Betriebskostenvorauszahlungen bis zur Höhe der fehlenden Abrechnung und bis der Vermieter die fehlende Abrechnung vorlegt. Denn nur wenn sie ihm vorliegt, kann der Mieter prüfen, ob und bis zu welcher Höhe die Vorauszahlungen verbraucht wurden. Wird das Mietverhältnis beendet, ist der Mieter bei fehlenden Betriebskostenabrechnungen sogar dazu berechtigt, sämtliche in dem nicht abgerechneten Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen zurückzufordern. Im Verfahren kann der Vermieter dann zwar die Abrechnung nachholen und somit belegen, dass die Vorauszahlungen verbraucht wurden. Aufgrund des Ablaufs der Ausschlussfrist kann er dann aber keine Nachzahlungen mehr fordern.

Einsicht in Abrechnungsbelege

Probleme entstehen häufig bzgl. der Einsicht in die Abrechnungsbelege. Der Mieter hat zwar keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter sie ihm überlässt. Aber der Vermieter muss dem Mieter Gelegenheit geben, die Belege einzusehen. Denn nur so kann er nachvollziehen, wie sich die Betriebskostenabrechnung zusammensetzt. Ein Einsichtsrecht besteht ebenfalls für den Anwalt des Mieters. Auf eigene Kosten darf sich der Mieter zudem Kopien und Scans anfertigen, solange die Belege nicht beschädigt werden. Dementsprechend wird generell auch das Abfotografieren der Dokumente sowie das Erstellen von handschriftlichen Notizen für zulässig erachtet.


Schlusswort

Die einschlägigen gesetzlichen Regelungen sowie die Rechtsprechung in Bezug auf Betriebskostenabrechnungen sind komplex und oft schwer zu überblicken. Deswegen ist es in diesem Bereich dringend angezeigt, sich von einem fachkundigen Rechtsanwalt beraten zu lassen. Hierbei stehe ich Ihnen als Rechtsanwalt mit mehrjähriger Erfahrung im Mietrecht gern zur Seite.


Liebich

Rechtsanwalt